Cómo cotizamos un proyecto de software: qué incluye y qué no

Una cotización de software sirve cuando dice qué se va a construir, qué no, cuánto cuesta cada fase y qué pasa el día que algo cambia. Lo demás es un número con asteriscos. Así es como cotizamos nosotros, paso por paso, y al final va la lista de lo que conviene pedirle a cualquier proveedor, aunque no seamos nosotros.

La llamada de 30 minutos

Todo empieza con una llamada corta. No pedimos un documento de requerimientos ni una presentación: pedimos que nos cuentes cómo trabajan hoy. Lo que preguntamos casi siempre:

• ¿Qué problema quieres resolver? No «quiero una app», sino «los pedidos llegan por WhatsApp y se pierden». De ahí sale lo que de verdad hay que construir, que a veces es más chico de lo que pensabas.
• ¿Quién lo va a usar y desde dónde? Tu equipo en la oficina, técnicos en campo, tus clientes desde el celular. Cambia el diseño y cambia el precio.
• ¿Con qué tiene que conectarse? Facturación, inventario, un sistema que ya tienes, WhatsApp. Las integraciones son donde se esconden las sorpresas, así que preferimos verlas antes.
• ¿Qué ya tienes? Sitio, dominio, cuentas, datos en Excel. Lo que ya existe no se cobra dos veces.
• ¿Qué tiene que estar listo primero y para cuándo? Casi nunca hace falta todo el mismo día. Eso define las fases.
• ¿Quién decide de tu lado? Una persona con nombre que pueda contestar preguntas durante el proyecto.

Si en la llamada vemos que no te conviene construir nada todavía, te lo decimos ahí mismo. Pasa más seguido de lo que parece: a veces lo que hace falta es ordenar un proceso o un Excel mejor hecho.

Qué pasa en las 48 horas siguientes

Te mandamos una cotización fija por escrito. Si nos faltó información, antes te mandamos las preguntas, no una cotización con huecos. Lo que recibes:

• El alcance en lenguaje normal. Qué va a poder hacer el sistema, pantalla por pantalla o flujo por flujo, y una lista igual de clara de lo que no incluye.
• Las fases. La primera es la más chica que ya se pueda usar; cada una tiene sus entregables, su forma de comprobar que está lista y su precio. Puedes aprobar sólo la primera.
• Lo que cuesta operarlo cada mes, separado del desarrollo: servidor, dominio, el modelo de IA si lo hay, los mensajes de WhatsApp. No lo cobramos nosotros, pero lo ponemos para que no sea sorpresa.
• Los tiempos, con la condición honesta: dependen de qué tan rápido lleguen tus respuestas y tus accesos.

Un precio fijo sólo es posible porque el alcance está escrito. Si el alcance es «lo que vaya saliendo», lo honesto es cobrar por hora, y también lo decimos.

Qué incluye

• Diseño, desarrollo y publicación de lo que dice el alcance.
• Pruebas automatizadas donde hay dinero, permisos o cálculos de por medio, y una revisión en celular, tableta y computadora.
• Una bitácora del proyecto: qué se hizo, qué se decidió y por qué.
• El código en un repositorio a nombre de tu empresa, y las cuentas (servidor, dominio, WhatsApp, proveedor de IA) a tu nombre desde el primer día.
• Un periodo de ajustes después de cada entrega para lo que no funcione como se acordó.
• Capacitación a las personas que lo van a usar.

Qué no incluye

• Lo que no está escrito. No es rigidez: es lo que hace posible el precio fijo. Si algo importante quedó fuera, se agrega por escrito (ver abajo).
• Licencias y servicios de terceros. Servidor, dominio, Shopify, el proveedor de IA, los mensajes de WhatsApp. Los contratas tú, a tu nombre, y los pagas directo. Así nunca dependes de nosotros para seguir operando.
• Contenido. Textos, fotos y logotipo son tuyos, salvo que los coticemos aparte.
• Soporte sin fin. Después del periodo de ajustes, el mantenimiento se cotiza aparte, mensual o por hora, y puedes dárselo a otro equipo: para eso están el repositorio y la bitácora.

Qué pasa si cambia el alcance

Siempre cambia algo. Lo que importa es que no haya una factura sorpresa al final. Nuestra regla tiene tres niveles:

1. Cambios chicos (un campo más, un texto, un color): se absorben.
2. Cambios medianos: se cambian por algo del mismo tamaño que todavía no se haya construido. Tú eliges qué sale.
3. Cambios grandes: se cotizan como fase nueva, por escrito, antes de construirlos. Nunca durante.

Y si entre fases decides parar, paras. Te quedas con lo entregado, funcionando, con su código y su documentación. Un proyecto por fases también es una forma de probarnos sin apostar todo.

Cómo se paga

Por fase: una parte al arrancar y el resto cuando entregamos y lo pruebas. Cotizamos en pesos mexicanos o en dólares, según dónde esté tu empresa, y facturamos en consecuencia; si estás en Estados Unidos o Canadá, aquí explicamos cómo se ve una factura desde México. Trabajamos con empresas de México, Latinoamérica, Estados Unidos y Canadá.

Por qué no publicamos precios

Porque dos proyectos que suenan igual pueden costar muy distinto: «una tienda en línea» puede ser una plantilla con veinte productos o un catálogo conectado a tu inventario con reglas propias. Un rango publicado sin contexto hace que alguien descarte el proyecto o que espere algo que no es. La llamada y la cotización no te comprometen a nada.

Qué pedirle a cualquier proveedor

Esta lista sirve aunque no trabajes con nosotros. Si una cotización no contesta estas preguntas, pide que las conteste antes de firmar.

• ¿Qué incluye exactamente y qué no, por escrito?
• ¿Cuánto cuesta cada fase y qué recibo al final de cada una?
• ¿Qué pasa si pido un cambio a la mitad? ¿Cómo se cobra y quién lo aprueba?
• ¿Qué voy a pagar cada mes cuando el proyecto termine, y a quién?
• ¿El código y las cuentas quedan a nombre de mi empresa desde el principio?
• ¿Qué pruebas corren antes de cada entrega y puedo verlas?
• ¿Qué pasa si quiero parar a la mitad?
• ¿Quién me contesta cuando algo falle, y en cuánto tiempo?
• ¿Hasta cuándo es válida la cotización?

Si las respuestas son vagas o están en letra chica, eso también es información.

Si quieres cotizar algo

Cuéntanos qué necesitas y agendamos la llamada de 30 minutos; en 48 horas tienes la cotización. Puedes escribirnos desde contacto o ver cómo trabajamos en Consultoría. Y si quieres entender por qué nos metemos en tu operación antes de construir, lee ingeniería forward-deployed.