ERP a la medida o Excel: cómo saber cuándo dar el salto

Excel no deja de servir de un día para otro. Lo que pasa es que empieza a costar en cosas que no salen en la hoja: horas cuadrando, errores que nadie ve hasta el cierre y una persona sin la cual nada funciona. Antes de comprar un ERP o mandar hacer uno, vale la pena ver qué está fallando exactamente, porque a veces la respuesta es un Excel mejor hecho.

Señales de que el Excel ya no aguanta

• Hay varias versiones del mismo archivo y nadie está seguro de cuál manda.
• Una sola persona entiende las fórmulas. Si se va de vacaciones, el cierre se detiene.
• Se calcula dinero a mano o con fórmulas copiadas fila por fila: intereses, comisiones, recargos, mora. Una fila que se quedó con la fórmula vieja no avisa.
• No sabes quién cambió qué ni cuándo, y a veces importa mucho.
• Varias personas capturan a la vez, o desde el celular, en campo.
• Clientes, socios o proveedores necesitan ver su parte, y hoy se la mandas por correo.
• El archivo tarda en abrir. El límite de una hoja es de 1,048,576 filas por 16,384 columnas, pero los problemas de arriba llegan mucho antes que ese límite.

Si te identificas con una o dos, quizá basta con ordenar. Si son cuatro o más, ya estás pagando por un sistema, sólo que en horas de tu equipo.

Tres caminos

Un Excel mejor hecho

Es la opción que más se subestima. Un solo archivo maestro en la nube, con historial de versiones; la captura separada de los cálculos; listas desplegables en lugar de texto libre; hojas protegidas y una persona responsable. Cuesta poco y compra tiempo. Alcanza cuando lo usan pocas personas, los cálculos no son delicados y el proceso casi no cambia.

ERP comercial

Odoo, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central y muchos más. Traen módulos probados, actualizaciones y soporte. Algunos tienen versiones abiertas: Odoo, por ejemplo, tiene una edición Community de código abierto y una Enterprise con licencia. El intercambio es que tú te adaptas a su forma de trabajar, y cada personalización hay que cuidarla en cada actualización. Conviene cuando tu proceso es estándar: compras, inventario, contabilidad, nómina.

ERP a la medida

Se construye alrededor de tu proceso, incluido lo que te hace distinto, y el código es tuyo. El intercambio: pagas por construirlo y por mantenerlo, y necesitas documentación y pruebas para no depender de una sola persona. Conviene cuando lo que haces no cabe en un módulo estándar, sobre todo si hay dinero calculado con reglas propias.

Un ejemplo de nuestro portafolio: el ERP de Axen Energy, el sistema interno con el que opera sus contratos de financiamiento y renta de sistemas solares. Lleva la cobranza con mora calculada a diario, genera estados de cuenta en PDF y tiene un flujo comercial de 12 etapas con portal para integradores. Ese tipo de reglas no venía en ningún módulo.

También existe el punto medio: un ERP comercial para contabilidad y facturación, y un módulo a la medida para lo que es único de tu negocio, conectados entre sí.

Qué mueve el costo de mantener cada uno

No damos precios al aire porque dependen de cada caso, pero estos son los factores que más pesan:

• Licencias. En los comerciales, normalmente por usuario y por módulo, cada año.
• Implementación y migración de datos. En todos. Limpiar años de datos históricos suele ser la sorpresa más grande.
• Cambios. Tu proceso va a cambiar. En un comercial, las personalizaciones pueden complicar las actualizaciones; en uno a la medida, cada cambio es desarrollo.
• Integraciones. Con tu PAC para timbrar, con el banco, con tu tienda en línea o con WhatsApp.
• Servidor, respaldos y seguridad. Alguien tiene que hacerse cargo.
• Capacitación. Un sistema que nadie sabe usar regresa al Excel muy pronto.
• Continuidad. Quién lo mantiene si el desarrollador se va. El código en un repositorio a nombre de tu empresa y la documentación al día son lo que te protege.

Por qué las pruebas importan cuando hay dinero de por medio

En una hoja de cálculo, una fórmula rota falla en silencio. En un sistema bien hecho, cada regla de negocio tiene pruebas automatizadas que se corren antes de cada cambio: si la mora de un contrato de ejemplo debía dar cierta cantidad y ahora da otra, el cambio no sale a producción hasta que alguien entienda por qué.

Por eso, cuando hay cálculos financieros, las pruebas no son un lujo. El ERP de Axen Energy lleva más de 2,200 pruebas automatizadas. El número por sí solo no presume nada; lo que importa es que permite cambiar una regla sin miedo a romper lo que ya funcionaba.

Pregúntale a quien te proponga un sistema qué pruebas corre antes de cada cambio, y pídele que te las enseñe.

Cómo migrar sin detener la operación

Con frecuencia, lo difícil no es el software sino la migración. Lo que mejor funciona:

• Primero los datos vivos. Clientes, contratos o pedidos abiertos. El histórico puede llegar después, o quedarse como consulta en el Excel.
• Un cierre en paralelo. Corre el sistema nuevo junto al Excel durante un periodo completo y compara los resultados. Cada diferencia se explica antes de apagar el archivo.
• Una fecha de corte. A partir de ese día se captura sólo en el sistema; el Excel queda en sólo lectura.
• Capacitación por puesto. Con los casos reales de cada persona, no con un manual general.

Cómo decidir

Cuatro preguntas ayudan más que cualquier comparativa:

1. ¿Tu proceso es estándar o es justo lo que te distingue?
2. ¿Cuántas personas lo usan y desde dónde: oficina, campo, clientes?
3. ¿Qué pasa si un cálculo sale mal durante un mes?
4. ¿Quién lo va a mantener dentro de tres años?

Si el proceso es estándar, empieza por un comercial. Si es tuyo y mueve dinero, considera uno a la medida o un híbrido. Si es chico y estable, ordena el Excel y vuelve a revisar en unos meses. Y si una parte del problema es pura captura repetida, quizá lo que necesitas primero es automatizar ese paso.

Si quieres otra opinión

Si quieres, revisamos tu archivo contigo y te decimos cuál de los tres caminos tomaríamos, sin compromiso. Puedes ver cómo construimos sistemas en Desarrollo web y aplicaciones o escribirnos desde contacto. Y si no tienes equipo técnico propio, te puede interesar cómo trabajamos dentro de la operación del cliente.